Hoe zien jouw personeelsdossiers eruit? De een heeft netjes geordende mappen op de computer, de ander heeft een hele stapel losse printjes in de kast liggen. Fouten in je personeelsadministratie zijn dan snel gemaakt. Helaas kunnen ook kleine foutjes grote gevolgen hebben. Denk aan boetes, ontevreden medewerkers of inefficiënte bedrijfsvoering. We zetten de meest voorkomende fouten voor je op een rijtje.
Veelvoorkomende fouten in de personeelsadministratie
- Niet voldoen aan wet- en regelgeving De regels rondom arbeidsvoorwaarden, belasting en verlof wijzigen regelmatig. Het niet op tijd doorvoeren van deze wijzigingen kan leiden tot boetes of andere sancties.
- Onvolledige of verouderde personeelsdossiers Veel bedrijven hebben moeite om hun personeelsdossiers volledig en up-to-date te houden. Dit kan problemen opleveren bij controles door instanties zoals de Belastingdienst of het UWV.
- Gebrek aan inzicht in personeelsdata Zonder een goed systeem is het lastig om belangrijke gegevens, zoals verzuimcijfers of verlofsaldi, overzichtelijk te houden. Dit kan leiden tot inefficiënte planning en beslissingen.
- Onvoldoende beveiliging van gegevens Met de komst van de AVG is het cruciaal om persoonsgegevens goed te beveiligen. Toch gaat het hier vaak mis, bijvoorbeeld door onvoldoende beveiligde systemen of onzorgvuldigheid in de omgang met gegevens.
- Incorrecte loonberekeningen Het berekenen van salarissen lijkt eenvoudig, maar met verschillende toeslagen, fiscale regels en pensioenbijdragen is het proces vaak ingewikkeld. Fouten in loonberekeningen kunnen leiden tot ontevreden medewerkers en zelfs juridische problemen.
Hoe uitbesteden fouten in de personeelsadministratie voorkomt
- Compliance met wet- en regelgeving Gespecialiseerde partijen houden wetswijzigingen nauwgezet bij en passen deze direct toe. Hierdoor blijft jouw bedrijf altijd compliant en loop je geen risico op boetes.
- Georganiseerde personeelsdossiers Bij uitbesteding wordt gezorgd voor een compleet en actueel personeelsdossier. Dit is niet alleen handig voor audits, maar ook een vereiste volgens de wet.
- Toegang tot rapportages en dashboards Veel aanbieders van personeelsadministratie bieden tools waarmee je real-time inzicht krijgt in belangrijke cijfers. Dit maakt strategische beslissingen eenvoudiger.
- Veilige verwerking van gegevens Externe partijen werken met systemen die voldoen aan de hoogste beveiligingsstandaarden. Dit minimaliseert het risico op datalekken en andere AVG-gerelateerde problemen.
- Professionele loonverwerking Een externe specialist beschikt over geavanceerde software en expertise om loonberekeningen foutloos en op tijd uit te voeren. Dit verkleint de kans op fouten en zorgt voor tevreden medewerkers.
Conclusie
Fouten in personeelsadministratie kunnen vervelende gevolgen hebben, maar ze zijn te voorkomen. Door je personeelsadministratie uit te besteden, krijg je niet alleen toegang tot expertise en technologie, maar voorkom je ook de meeste veelgemaakte fouten. Wil je weten wat uitbesteden voor jouw bedrijf kan betekenen? Als je onderstaand formulier invult, nemen we contact met je op.
Wil je meer lezen? Misschien vind je deze artikelen ook interessant:
Checklist: Is het tijd om je personeelsadministratie uit te besteden? | Van Berkel Werkt
Wat is personeelsadministratie en waarom is het belangrijk? | Van Berkel Werkt