Als je medewerkers in dienst hebt, is personeelsadministratie onmisbaar. Het omvat alle administratieve taken die te maken hebben met het beheren van personeel, zoals het bijhouden van arbeidscontracten, verlofregistraties, salarisadministratie, en personeelsdossiers. Een goed georganiseerde personeelsadministratie zorgt ervoor dat je bedrijf niet alleen voldoet aan wet- en regelgeving, maar ook soepel functioneert.
Wat valt onder personeelsadministratie?
Wat personeelsadministratie inhoudt, verschilt per bedrijf. Voor de meeste bedrijven betekent dit:
- Contractbeheer: Het opstellen, beheren en bijwerken van arbeidscontracten.
- Salarisadministratie: Het berekenen en verwerken van salarissen, inclusief belastingafdracht en pensioenbijdragen.
- Verlofregistratie: Het bijhouden van vakantiedagen, ziekteverzuim en andere vormen van verlof.
- Personeelsdossiers: Het bewaren van documenten zoals contracten, beoordelingsformulieren en correspondentie.
- Subsidie- en regelingaanvragen: Denk aan subsidies voor scholing of loonkostenvoordelen.
Waarom is personeelsadministratie belangrijk?
Een goed georganiseerde personeelsadministratie vereenvoudigt je bedrijfsvoering.
- Wettelijke verplichtingen Als werkgever ben je verplicht om aan verschillende wetten en regels te voldoen, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Arbeidstijdenwet en loonheffingen. Fouten in de administratie kunnen leiden tot hoge boetes en juridische problemen.
- Efficiëntie Met een gestroomlijnde personeelsadministratie bespaar je tijd en voorkom je fouten. Hierdoor blijft er meer tijd over voor strategische HR-taken, zoals talentontwikkeling en teammanagement.
- Inzicht in personeel Een up-to-date administratie biedt inzicht in verlofsaldi, verzuimpercentages en contractstatussen. Deze gegevens kunnen je helpen om weloverwogen beslissingen te nemen.
- Werknemerstevredenheid Een correcte en tijdige verwerking van salarissen en verlofaanvragen vergroot het vertrouwen en de tevredenheid van je medewerkers.
De uitdagingen van personeelsadministratie
Ervaar jij uitdagingen in jouw personeelsadministratie? Dit kan komen doordat de complexe wet- en regelgeving continu verandert en doordat er richtlijnen zijn voor veilig en volgens de AVG te werken. Dit kan er makkelijk toe leiden dat er binnen het bedrijf niet voldoende tijd of expertise is. Dit is het moment waarop sommige werkgevers besluiten een HR medewerker aan te nemen.
De oplossing: uitbesteden
Een andere oplossing is om de personeelsadministratie in zijn geheel uit te besteden. Dit betekent dat een externe specialist taken zoals salarisadministratie, contractbeheer en verlofregistratie van je overneemt. Hierdoor wordt niet alleen de administratieve last verlicht, maar kun je ook vertrouwen op de expertise van professionals die op de hoogte zijn van de laatste wet- en regelgeving. Dit proces begint meestal met een intake om jouw specifieke behoeften te begrijpen, waarna de partner een op maat gemaakte aanpak implementeert. Door dit aan een gespecialiseerde partij over te laten, profiteer je van deskundigheid en efficiënte processen, terwijl je zelf tijd overhoudt voor het runnen van je bedrijf.
Wil je meer weten? Als je het onderstaande formulier invult, nemen we contact met je op.
Verder lezen? Misschien vind je deze artikelen ook interessant:
Zorg voor een gezonde en veilige werkplek: maak je eigen arboplan | Van Berkel Werkt
Help, ik heb een zieke werknemer! | Van Berkel Werkt
