Als een werknemer ziek wordt, heb jij als werkgever een aantal stappen en verantwoordelijkheden. We zetten hieronder de belangrijkste acties en aandachtspunten op een rijtje:
1. Ziekmelding verwerken
De werknemer meldt zich ziek bij de leidinggevende of HR-afdeling. Als werkgever noteer je de ziekmelding en informeert eventuele betrokken collega’s of vervangende medewerkers.
2. Contact onderhouden
Het is belangrijk om regelmatig contact te houden met de zieke medewerker, vooral in de eerste week. Toon belangstelling, maar vraag niet naar de diagnose (dit is privé). Dit contact helpt om te begrijpen of de medewerker ondersteuning nodig heeft en biedt inzicht in een eventuele terugkeerplanning.
3. Ziekteverzuimbeleid volgen
Volg het ziekteverzuimbeleid van je organisatie en houd je aan wettelijke verplichtingen, zoals de Wet verbetering Poortwachter. Zorg ervoor dat de bedrijfsarts betrokken wordt wanneer een medewerker langdurig ziek is.
4. Poortwachterstappen volgen
- Week 6: Beoordeling door bedrijfsarts – De bedrijfsarts stelt vast of het om langdurige ziekte gaat.
- Week 8: Plan van aanpak – Werk samen met de medewerker om een re-integratieplan op te stellen.
- Week 42: Verplichte melding aan UWV – Als de medewerker nog steeds ziek is, moet dit gemeld worden bij UWV.
- 1 jaar en 2 jaar ziek: Evaluatie en WIA-aanvraag – Bij langdurige ziekte worden stappen gezet voor een WIA-aanvraag.
5. Re-integratie ondersteunen
Bied re-integratiemogelijkheden aan, bijvoorbeeld een aangepast takenpakket, gedeeltelijke uren of werken op een andere afdeling. Dit ondersteunt een geleidelijke terugkeer. Daarvoor bespreek je samen met de bedrijfsarts en de werknemer wat de mogelijkheden zijn.
6. Administratie en verzuimregistratie bijhouden
Het is belangrijk om de ziektemeldingen en de voortgang van het verzuimproces goed bij te houden in een verzuimregistratiesysteem. Dit is niet alleen wettelijk verplicht, maar helpt ook om het proces te stroomlijnen.
7. Schakel Eventueel een externe vertrouwenspersoon inschakelen
Als de situatie complex is, kan het inschakelen van een externe vertrouwenspersoon helpen. Dit biedt de werknemer een veilige plek om over problemen te praten die mogelijk aan het verzuim bijdragen.
8. Kosten en vergoeding verzuimverzekering
Zorg ervoor dat de verzuimverzekering geactiveerd wordt als de werknemer langer afwezig blijft, zodat een deel van de loonkosten gedekt is. Houd hierbij de voorwaarden van de verzekering in de gaten en voer op tijd de nodige stappen uit.
9. Terugkeer na ziekte
Wanneer de werknemer weer (gedeeltelijk) aan het werk gaat, plan dan een terugkeer- of re-integratiegesprek. Bespreek hierbij eventuele aanpassingen en kijk naar de voortgang. Voorkom te snelle werkhervatting om herhaalde uitval te beperken.
Met deze stappen zorg je voor een zorgvuldige en empathische benadering van ziekteverzuim, wat bijdraagt aan een soepel en verantwoord hersteltraject. Natuurlijk kunnen we je hierbij helpen. Laat hieronder een berichtje achter, dan nemen we contact met je op.
Meer lezen? Misschien vind je dit artikel ook interessant: RI&E: onmisbaar voor veiligheid en continuïteit in je Bedrijf | Van Berkel Werkt
