Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het correct verwerken en afdragen van loonheffingen. Maar wat gebeurt er als loonheffing wel op papier wordt ingehouden, maar nooit bij de Belastingdienst terechtkomt? En wat betekent dit voor de werknemer? Een recente rechterlijke uitspraak laat zien hoe belangrijk een goede salarisadministratie en duidelijke vastlegging zijn.
Loonheffing inhouden is niet hetzelfde als afdragen
Iedere werkgever die salaris uitbetaalt, krijgt te maken met loonheffingen. Een deel van het brutoloon wordt ingehouden en moet vervolgens worden afgedragen aan de Belastingdienst.
Hierbij bestaat een belangrijk verschil tussen inhouden en afdragen. Bij inhouding wordt een deel van het brutoloon daadwerkelijk afgezonderd van het bedrag waarop de werknemer recht heeft. Bij afdracht betaalt de werkgever dit bedrag vervolgens aan de Belastingdienst.
Als een werkgever de ingehouden loonheffing niet afdraagt, betekent dat niet automatisch dat de werknemer deze belasting opnieuw moet betalen. Wel moet kunnen worden aangetoond dat de inhouding daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.
Wat als de loonheffing alleen op papier bestaat?
Dat deze situatie tot ingewikkelde discussies kan leiden, blijkt uit een recente rechtszaak over het salaris van een directeur-grootaandeelhouder (dga).
De dga had over 2023 een brutoloon van € 29.880 aangegeven, waarop volgens zijn aangifte € 7.442 aan loonheffing was ingehouden. Zijn bv had deze loonheffing echter nooit afgedragen aan de Belastingdienst. De Belastingdienst weigerde daarom de opgegeven loonheffing te verrekenen met de inkomstenbelasting.
De rechtbank oordeelde dat de dga onvoldoende bewijs had geleverd dat de loonheffing daadwerkelijk was ingehouden. Alleen zijn eigen verklaring was daarvoor niet voldoende. Hij had bijvoorbeeld loonstroken, bankafschriften of gegevens van de salarisadministrateur kunnen overleggen.
Toch hoeft de dga niet over het volledige bedrag belasting te betalen
Hoewel de dga geen recht kreeg op verrekening van de loonheffing, kreeg hij op een ander punt wel gelijk. De Belastingdienst kon namelijk niet aantonen dat de dga het bedrag van € 7.442 op een andere manier had ontvangen of genoten.
De rechtbank oordeelde daarom dat dit bedrag niet tot zijn belastbare loon mocht worden gerekend. Het belastbaar inkomen werd verlaagd van € 29.880 naar € 22.438.
De uitspraak maakt duidelijk dat er een verschil bestaat tussen het recht op verrekening van loonheffing en de vraag hoeveel loon iemand daadwerkelijk heeft genoten.
Een goede salarisadministratie voorkomt problemen
Voor werkgevers onderstreept deze uitspraak het belang van een correcte en controleerbare salarisadministratie. Het is niet voldoende om loonheffingen alleen administratief te verwerken. De daadwerkelijke inhouding en afdracht moeten goed worden vastgelegd en op elkaar aansluiten.
Dit is extra belangrijk bij directeuren-grootaandeelhouders. Zij hebben vaak zelf invloed op zowel de salarisadministratie als de betalingen vanuit hun bv. Daardoor kan het lastiger zijn om aan te tonen dat loonheffing daadwerkelijk is ingehouden.
Ook wanneer de salarisadministratie wordt uitbesteed, blijft de werkgever verantwoordelijk voor een juiste en tijdige afdracht van de loonheffingen.
Wat betekent dit voor jou?
Zorg ervoor dat de salarisadministratie niet alleen op papier klopt, maar ook aansluit op de daadwerkelijke betalingen. Controleer regelmatig of de loonheffingen volgens de aangiften overeenkomen met de bedragen die aan de Belastingdienst zijn afgedragen.
Bewaar daarnaast loonstroken, aangiften, betalingsbewijzen en andere relevante administratieve gegevens zorgvuldig. Zo kun je bij vragen of controles aantonen hoe de salarissen en inhoudingen zijn verwerkt.
Een correcte salarisadministratie draait niet alleen om het berekenen van het juiste nettoloon, maar ook om een zorgvuldige verwerking, tijdige afdracht en goede vastlegging. Daarmee voorkom je onnodige fiscale risico’s en discussies achteraf.
Wil je meer lezen? Misschien vind je deze artikelen ook interessant:
Salarishuis opzetten: hoe bouw je een salarishuis dat werkt?
