Thuiswerken is inmiddels de normaalste zaak van de wereld. Maar wat als een werkgever wil dat medewerkers vaker naar kantoor komen? Mag hij dat verplichten, ook als de ondernemingsraad (OR) daar niet mee instemt? Een recente rechterlijke uitspraak laat zien dat dit onder bepaalde voorwaarden mogelijk is.
Van vrijblijvend thuiswerken naar verplichte kantoordagen
Bij een werkgever was thuiswerken sinds de coronapandemie volledig ingeburgerd. Waar medewerkers voor 2020 nog volledig op kantoor werkten, werd na de pandemie gekozen voor een hybride werkmodel.
Vanaf juli 2023 werden werknemers aangemoedigd om minimaal 40% van hun werktijd op kantoor door te brengen. In de praktijk bleek dit echter weinig effect te hebben. Uit metingen bleek dat slechts 27% van de medewerkers zich aan deze aanbeveling hield.
De werkgever besloot daarom de vrijblijvende afspraak om te zetten in een verplichting: werknemers moesten voortaan minimaal 40% van hun werktijd op kantoor aanwezig zijn.
Ondernemingsraad ziet bezwaren
De ondernemingsraad was het niet eens met de nieuwe regeling. Volgens de OR waren werknemers juist erg tevreden over de bestaande vrijheid. Uit een enquête bleek dat maar liefst 87,1% van de medewerkers tevreden was met het huidige beleid.
Daarnaast maakte de OR zich zorgen over extra reistijd en reiskosten, de combinatie met zorgtaken en mogelijke gevolgen voor de gezondheid. Ook de manier waarop de werkgever de aanwezigheid wilde controleren, via netwerkgegevens, riep vragen op.
Omdat de OR niet instemde, stapte de werkgever naar de rechter om vervangende toestemming te krijgen.
Rechter: 40% aanwezigheid is redelijk
De rechter gaf de werkgever gelijk. Volgens de rechter heeft een werkgever een gerechtvaardigd belang bij fysieke aanwezigheid op kantoor. Persoonlijk contact kan bijdragen aan een sterkere bedrijfscultuur, betere samenwerking en de opleiding en ontwikkeling van medewerkers.
Daarbij speelde mee dat de werkgever eerst had geprobeerd medewerkers vrijwillig vaker naar kantoor te laten komen, maar dat dit onvoldoende resultaat opleverde.
Ook had de werkgever rekening gehouden met de belangen van werknemers. Zo was het oorspronkelijke voorstel van 50 tot 60% aanwezigheid teruggebracht naar 40%. Daarnaast werd een overgangsperiode van zes maanden ingevoerd en kwam er een uitzonderingsregeling voor werknemers die door de verplichting in de problemen zouden komen.
De rechter vond daarom dat de OR zijn instemming niet in redelijkheid had kunnen weigeren. De werkgever kreeg alsnog toestemming om het nieuwe beleid in te voeren. Wel moest de werkgever zorgen voor voldoende beschikbare werkplekken.
Wat betekent dit voor jou als werkgever?
Deze uitspraak bevestigt dat thuiswerken niet automatisch een verworven recht is. Als werkgever mag je onder omstandigheden verlangen dat medewerkers een deel van hun werktijd op kantoor doorbrengen.
Dat betekent niet dat je een thuiswerkregeling zomaar eenzijdig kunt aanpassen. Het is belangrijk dat je een duidelijke reden hebt voor de wijziging, rekening houdt met de persoonlijke omstandigheden van werknemers en zorgvuldig omgaat met de medezeggenschap.
Wil je het thuiswerkbeleid binnen jouw organisatie aanpassen? Zorg dan voor heldere afspraken en een goede onderbouwing.
