Veel organisaties gaan ervan uit dat de kosten van teambuilding buiten de werkkostenregeling (WKR) kunnen blijven. Dat klopt, maar alleen als dit aan een aantal voorwaarden voldoet. Lukt dat niet, dan vallen de kosten in de vrije ruimte van de WKR. Dit betekent dat je het risico loopt 80% belasting te betalen over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt.
Om te zorgen dat jouw teambuilding zakelijk onderbouwd is en buiten de vrije ruimte blijft, kun je de volgende stappen nemen:
- Maak een gedetailleerd programma
Stel een programma op waarin de activiteiten specifiek gericht zijn op teamontwikkeling. Denk aan workshops over communicatie, samenwerking of leiderschap. Dit laat zien dat de focus ligt op zakelijke doeleinden. - Documenteer de doelstellingen
Beschrijf duidelijk waarom de teambuilding plaatsvindt en welke zakelijke doelen je wilt bereiken. Voorbeelden zijn het verbeteren van samenwerking tussen teams, het versterken van communicatie of het stimuleren van innovatief denken. - Zorg voor een bedrijfsgerichte planning
Laat in de planning zien dat de teambuilding gericht is op het werk. Organiseer bijvoorbeeld interactieve sessies en casestudies die aansluiten bij de praktijk. Plan ook evaluatiemomenten in waarin medewerkers reflecteren op de link tussen de activiteiten en hun werk. - Schakel een externe expert in
Een trainer of teamcoach kan de zakelijke insteek versterken. Deze professional kan onafhankelijk rapporteren over de resultaten en helpt de focus op teamontwikkeling te houden. - Registreer en evalueer
Vraag medewerkers om na afloop feedback te geven over wat ze geleerd hebben en hoe ze dit in hun werk kunnen toepassen. Documenteer deze reacties als onderbouwing van het zakelijke karakter. - Schrijf een resultaatverslag
Vat in een kort rapport de belangrijkste conclusies samen, inclusief de zakelijke verbeterpunten die uit de teambuilding zijn gekomen. Dit verslag is waardevol voor de fiscale onderbouwing. - Splits de kosten
Houd een helder overzicht van de kosten. Maak onderscheid tussen zakelijke en recreatieve uitgaven, zodat je bij een controle kunt laten zien welke kosten direct gekoppeld zijn aan zakelijke doelen.
Met een goede onderbouwing toon je het zakelijke karakter van de teambuilding aan, wat onmisbaar is om de kosten buiten de vrije ruimte van de WKR te houden. Zo combineer je fiscaal voordeel met effectief teammanagement!
Meer lezen? Misschien vind je deze artikelen ook interessant:
Checklist: Is het tijd om je personeelsadministratie uit te besteden? | Van Berkel Werkt
De voordelen van het fietsplan | Van Berkel Werkt
