Veel werkgevers worstelen met verlofregistratie. Denk aan handmatige administratie, onduidelijkheid over verlofsaldi en werknemers die onverwacht te veel of te weinig verlof blijken te hebben. Met NMBRS voorkom je deze problemen. Het systeem zorgt ervoor dat:
✔ Werknemers eenvoudig verlof kunnen aanvragen en hun saldo kunnen inzien.
✔ Werkgevers direct inzicht hebben in de personeelsplanning.
✔ Werkgevers het verlof niet langer handmatig bij hoeven te houden in aparte bestanden.
✔ Verlofregels en opbouw automatisch worden verwerkt op basis van wetgeving en afspraken.
Hoe wordt verlof geregistreerd in NMBRS?
NMBRS registreert verlof op basis van de verlofsoorten die door jij als werkgever hebt ingesteld. Denk aan wettelijk verlof, bovenwettelijk verlof, ADV-dagen of bijzonder verlof. Je werknemers kunnen hun verlofaanvragen zelf via het medewerkersportaal in de app indienen, waarna een goedkeuringsproces volgt. Dankzij de digitale verwerking heb je als werkgever altijd een actueel overzicht en voorkom je misverstanden over openstaande verlofsaldi.
Stappen voor verlofaanvraag door een werknemer:
- Inloggen op het medewerkersportaal van NMBRS.
- Ga naar de verlofmodule en klik op ‘Nieuwe aanvraag’.
- Kies het type verlof (bijvoorbeeld vakantie of bijzonder verlof).
- Selecteer de gewenste verlofperiode.
- Voeg eventueel een opmerking toe en dien de aanvraag in.
- De aanvraag wordt automatisch doorgestuurd naar de verantwoordelijke persoon (bijvoorbeeld de manager of HR-afdeling) voor goedkeuring.
Hoe verlof wordt verwerkt door HR of de manager
Zodra een verlofaanvraag is ingediend, krijgt de verantwoordelijke binnen de organisatie een melding en kan de aanvraag worden goedgekeurd of afgewezen. Bij goedkeuring wordt het verlof direct in het verlofsaldo verwerkt. Dit betekent dat:
- Het beschikbare verlofsaldo van de werknemer direct wordt bijgewerkt.
- Eventuele conflicterende aanvragen (zoals te veel medewerkers op verlof op dezelfde dag) zichtbaar zijn.
- De werknemer automatisch een bevestiging ontvangt.
In NMBRS verloopt dit proces volledig geautomatiseerd, waardoor je geen losse Excel-bestanden hoeft bij te houden en altijd real-time inzicht hebt in de bezetting binnen je organisatie.
Hoe werkt de verlofopbouw in NMBRS?
De verlofopbouw in NMBRS wordt berekend op basis van de contractuele afspraken en wetgeving.
- Wettelijk verlof: Dit wordt automatisch opgebouwd op basis van het aantal gewerkte uren.
- Bovenwettelijk verlof: Dit kan worden toegekend als extra verlofdagen bovenop het wettelijke minimum.
- Bijzonder verlof: Voor verlofsoorten zoals zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof of calamiteitenverlof kunnen specifieke regels gelden binnen NMBRS.
Als werkgever hoef je dus niet handmatig verlofopbouw te berekenen. Dit gebeurt automatisch op basis van de instellingen, waardoor fouten tot het verleden behoren.
Rapportages en inzicht in verlof
HR en management kunnen in NMBRS rapportages genereren om inzicht te krijgen in verlofpatronen, saldo’s en trends. Belangrijke rapportages zijn:
- Verlofoverzicht per werknemer: Actuele saldi s en opbouw.
- Verlofaanvragen en goedkeuringen: Overzicht van lopende en goedgekeurde aanvragen.
- Planning en bezetting: Om te voorkomen dat te veel werknemers tegelijk afwezig zijn.
Dankzij deze rapportages kun je als werkgever snel inspelen op knelpunten, zoals een onderbezetting tijdens drukke periodes.
Veelvoorkomende vragen en aandachtspunten
- Kan een werknemer zijn verlofsaldo inzien? Ja, via het medewerkersportaal kan een werknemer altijd het actuele saldo en de opbouw bekijken.
- Wat gebeurt er met ongebruikt verlof? Wettelijke verlofdagen vervallen na zes maanden als deze niet worden opgenomen, tenzij de werknemer door bijzondere omstandigheden verhinderd was.
- Kan verlof handmatig worden aangepast? Ja, HR kan correcties doorvoeren bij fouten of bijzondere omstandigheden.
In het kort
NMBRS biedt een efficiënte en overzichtelijke manier om verlof te registreren en te beheren. Door het geautomatiseerde proces hebben werknemers en HR altijd inzicht in saldo’s en aanvragen, terwijl managers eenvoudig verlofaanvragen kunnen goedkeuren of afwijzen. Een goede verlofregistratie voorkomt misverstanden en helpt organisaties om de personeelsplanning optimaal te beheren. Wil je af van losse lijsten en onduidelijke verlofsaldi? Dan is NMBRS een uitstekende oplossing voor jouw organisatie.
Wil je meer lezen? Misschien vind je deze artikelen ook interessant:
5 fouten in de personeelsadministratie en hoe je ze voorkomt | Van Berkel Werkt
Handig: de belangrijke wetswijzigingen voor werkgevers in 2025 |
