Sinds 1 januari 2022 mogen werkgevers hun werknemers een thuiswerkvergoeding geven. Dit is een onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten. Deze vergoeding is een mooie manier om werknemers te ondersteunen in het hybride werken. Maar hoe zit deze regeling precies in elkaar en waar moet je als werkgever op letten?
Wat houdt de gerichte vrijstelling van de thuiswerkvergoeding in?
Vanaf 2025 geldt er een gerichte vrijstelling van €2,40 per thuisgewerkte dag. Dit bedrag is bedoeld om extra kosten voor thuiswerken te dekken, zoals water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Dit bedrag is gebaseerd op onderzoek van het Nibud en kun je ook toepassen als je werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.
Belangrijk om te weten: als je werknemer op één dag een paar uur thuiswerkt en dan naar kantoor komt, mag je niet tegelijkertijd de thuiswerkvergoeding én reiskostenvergoeding toepassen. Hier moet je als werkgever dus goed op letten bij het vaststellen van de vergoeding.
Kies voor een vaste thuiswerkvergoeding
Je kunt ervoor kiezen om je werknemers een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding te geven. Hiervoor geldt de 128-dagenregeling. Dit betekent dat als een werknemer minimaal 128 dagen per jaar thuiswerkt, je een vaste vergoeding mag geven alsof hij of zij 214 dagen per jaar thuiswerkt. Dit aantal is gebaseerd op een fulltime dienstverband na aftrek van vakantiedagen, ziekte en feestdagen. Werkt iemand minder dan 5 dagen per week thuis of start/eindigt het dienstverband halverwege het jaar? Dan pas je de regeling evenredig toe.
Een kleine wijziging in het thuiswerkpatroon, zoals een enkele dag op kantoor, heeft geen invloed op de vaste vergoeding. Pas wanneer een wijziging langer dan twee maanden duurt, moet je de vergoeding herzien.
Praktische voorbeelden van de thuiswerkvergoeding
Voorbeeld 1: Anton werkt 5 dagen per week, waarvan 2 thuis
Anton reist op 3 dagen per week met de auto naar kantoor. Zijn enkele reisafstand is 20 km.
- Reiskostenvergoeding per maand:
- 3/5 x 214 dagen = 129 dagen
- 129 dagen x (40 km x €0,23) / 12 = €98,90 per maand
- Thuiswerkkostenvergoeding per maand:
- 2/5 x 214 dagen = 86 dagen
- (86 dagen x €2,40) / 12 = €17,20 per maand
Voorbeeld 2: Bouchra werkt 4 dagen per week, waarvan 2 thuis
Bouchra fietst op haar kantoordagen naar het werk. De enkele reisafstand is 12 km.
- Reiskostenvergoeding per maand:
- 2/5 x 214 dagen = 86 dagen
- 86 dagen x (24 km x €0,23) / 12 = €39,56 per maand
- Thuiswerkkostenvergoeding per maand:
- 2/5 x 214 dagen = 86 dagen
- (86 dagen x €2,40) / 12 = €17,20 per maand
Wat betekent dit voor werkgevers?
Hybride werken is niet meer weg te denken uit de moderne werkcultuur. Als werkgever is het slim om duidelijke afspraken te maken met werknemers over thuiswerkdagen en de bijbehorende vergoedingen. Dit helpt niet alleen bij een correcte administratie, maar zorgt ook voor tevreden werknemers die de flexibiliteit van thuiswerken optimaal kunnen benutten.
Wil jij als werkgever goed inzicht krijgen in alle mogelijkheden rondom arbeidsvoorwaarden en vergoedingen? Van Berkel Werkt helpt je graag met persoonlijk advies en praktische ondersteuning bij jouw personeelsbeleid! Als je onderstaand formulier invult, nemen we contact me je op om je vragen te beantwoorden.
Meer lezen? Misschien vind je deze artikelen ook interessant:
6 redenen om je salarisadministratie uit te besteden | Van Berkel Werkt
De voordelen van het fietsplan | Van Berkel Werkt
Bron: Salaris van Morgen
