De Werkkostenregeling (WKR) is een belastingmaatregel die vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers vereenvoudigt. De regeling biedt ruimte voor onbelaste vergoedingen, maar kent ook regels en beperkingen. Hieronder leggen we uit wat de WKR is én hoe je deze regeling optimaal kunt inzetten voor jouw bedrijf.
Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?
De WKR stelt werkgevers in staat om bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan hun medewerkers belastingvrij te geven. Dit kan bijvoorbeeld gaan om reiskosten, maaltijden, fietsplan, bedrijfsfitness of een kerstpakket. De WKR vermindert de administratieve last rondom personeelsvergoedingen en biedt jou als werkgever meer flexibiliteit in het belonen van je mensen.
Vrije ruimte in de werkkostenregeling
De WKR kent een zogenoemde vrije ruimte. Deze vrije ruimte is een percentage van jouw totale fiscale loonsom. Deze kun je gebruiken voor bepaalde belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Het percentage van deze vrije ruimte varieert per jaar en is als volgt:
- 1,92% van de loonsom tot en met €400.000
- 1,18% van de loonsom boven de €400.000
Welke vergoedingen vallen binnen de werkkostenregeling?
De WKR onderscheidt vier categorieën:
- Intermediaire kosten: Dit zijn kosten die je werknemer namens jou maakt of voorschiet. Bijvoorbeeld voor zakenreizen of gereedschappen vervolgens jouw eigendom blijven.
- Gerichte vrijstellingen: Bepaalde kosten kun je vergoeden zonder dat ze de vrije ruimte belasten. Dit zijn bijvoorbeeld reiskostenvergoeding tot € 0,23 per kilometer, cursuskosten of maaltijden bij overwerk.
- Nihilwaarderingen: Deze categorie betreft voorzieningen op de werkplek, zoals koffie, thee of een werkplek thuis. Ze worden gewaardeerd op nihil, wat betekent dat ze buiten de vrije ruimte blijven.
- Vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte: Dit zijn alle overige vergoedingen en verstrekkingen die niet in bovenstaande categorieën vallen. Ze kunnen binnen de vrije ruimte worden gegeven. Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je hier als werkgever 80% belasting over het bedrag boven de vrije ruimte.
Gebruikelijkheidscriterium vergoedingen in de vrije ruimte
De grens voor de vrije ruimte ligt bij €2.400 per werknemer per jaar. Dit bedrag is het ‘gebruikelijkheidscriterium’. Als de vergoeding of verstrekking onder dit bedrag blijft, kun je het als ‘gebruikelijk’ beschouwen en binnen de vrije ruimte laten vallen.
Als je boven deze grens uitkomt, is het belangrijk om te beoordelen of de vergoeding of verstrekking nog steeds voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium. Bijvoorbeeld door te vergelijken met wat gangbaar is in de branche of bij andere vergelijkbare werknemers. Hierbij geldt een afwijkingspercentage van 30% . Vergoedingen of verstrekkingen die aanzienlijk hoger zijn dan de gebruikelijke norm, kunnen buiten de vrije ruimte vallen en als belastbaar loon worden gezien.
Het belang van een goede administratie
Om de WKR effectief toe te passen, is het belangrijk om je administratie op orde te hebben. Je moet dus goed bijhouden welke vergoedingen en verstrekkingen onder de vrije ruimte vallen en welke onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen. Zo kun je optimaal gebruikmaken van de WKR en onnodige belastingheffing voorkomen.
Praktische tips
- Maak een overzicht: Breng alle vergoedingen en verstrekkingen in kaart om te zien wat binnen de WKR valt. Goed nieuws: wij maken jaarlijks al overzichten die je zelf verder in kunt vullen. Dit maakt het proces natuurlijk een stuk eenvoudiger en overzichtelijker.
- Evalueer jaarlijks: Controleer aan het eind van elk jaar of de vrije ruimte volledig is benut en of er ruimte is voor optimalisatie.
- Informeer je medewerkers: Zorg dat medewerkers op de hoogte zijn van de mogelijkheden die je als werkgever aanbiedt. Op die manier kunnen ze optimaal gebruik maken van vergoedingen en verstrekkingen.
- Vraag advies: De WKR kan complex zijn, dus het is raadzaam om bij twijfel advies in te winnen bij een financieel of HR-specialist. Wij kunnen je daarbij helpen en adviseren.
Conclusie
De Werkkostenregeling biedt werkgevers flexibiliteit om vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers te geven zonder dat daar direct belasting over wordt geheven. Maar het is wel belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de regels. Een goede administratie en jaarlijks overzicht kunnen hierbij helpen. Heb je vragen over de Werkkostenregeling of wil je advies over hoe je deze regeling het beste kunt toepassen in jouw bedrijf? Vul onderstaand formulier in, dan nemen we contact met je op.
Wil je verder lezen? Misschien vind je deze artikelen ook interessant:
Zo houd je teambuilding buiten de vrije ruimte | Van Berkel Werkt
De gebruikelijkloonregeling in 2025: dit moet je weten | Van Berkel Werkt
