Collega’s die prettig samenwerken en met elkaar kunnen lachen. Medewerkers die loyaal zijn en net dat stapje extra zetten als het nodig is. Dat is wat je als werkgever wilt. Maar dat ontstaat meestal niet vanzelf. Naast goede arbeidsvoorwaarden maken juist de kleine extra’s vaak het verschil. Denk aan een borrel in het voorjaarszonnetje, een barbecue om de zomer in te luiden of een bijdrage aan een sportschool abonnement om fit en vitaal te blijven.
Via de werkkostenregeling kun je dit bovendien fiscaal slim regelen. Maar in de praktijk blijft er vaak geld liggen. Of er ontstaat juist een naheffing omdat de vrije ruimte niet goed is bijgehouden. Zonde, want met een beetje aandacht haal je hier juist voordeel uit.
Eerst even dit: hoeveel ruimte heb je eigenlijk?
De vrije ruimte is het deel van je loonsom dat je belastingvrij mag gebruiken voor extra’s voor je medewerkers. In 2026 blijft die ruimte gelijk aan 2025. Je mag 2% van de eerste €400.000 van je loonsom onbelast besteden en 1,18% over het bedrag daarboven. Blijf je binnen die grens, dan betaal je geen loonbelasting. Ga je eroverheen, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.
Dat maakt het meteen duidelijk: goed bijhouden loont.
Veel ondernemers laten hier kansen liggen. In de praktijk zien we twee dingen gebeuren. Of de vrije ruimte wordt nauwelijks benut, of er wordt pas aan het eind van het jaar gekeken wat er is gebeurd. Beide situaties zijn niet ideaal.
Als je er te laat naar kijkt, heb je weinig ruimte meer om te sturen. En als je het helemaal niet benut, mis je de kans om medewerkers iets extra’s te geven zonder dat het je veel kost. Juist door hier gedurende het jaar bewust mee bezig te zijn, kun je er meer uithalen.
Kijk verder dan alleen ‘extraatjes’
De vrije ruimte wordt vaak alleen gebruikt voor dingen zoals een chocolade paashaas of een personeelsfeest. Logisch, maar het kan breder. Je kunt het bijvoorbeeld ook inzetten om medewerkers fitter en vitaler te houden, door kleine extra’s te geven die waardering laten zien en om de betrokkenheid in je team te vergroten. Daarmee wordt het niet alleen een fiscale regeling, maar ook een manier om te investeren in je mensen. En dat betaalt zich uiteindelijk terug.
Houd overzicht (en voorkom verrassingen)
Wat vaak misgaat, is dat er geen goed overzicht is van wat er gedurende het jaar al in de vrije ruimte is gestopt. Daardoor kom je er soms pas bij de jaarafsluiting achter dat je eroverheen zit en dan is er niets meer aan te doen. Door dit simpel bij te houden – bijvoorbeeld per maand of per kwartaal – voorkom je dat probleem. Je kunt dan ook tussentijds keuzes maken: wel of geen extra’s, en hoeveel ruimte er nog is.
Ben je DGA? Let dan op. Wij nemen de vrije ruimte soms al netto op de salarisstrook mee.
Vergeet de vrijstellingen niet
Niet alles hoeft uit de vrije ruimte te komen. Er zijn namelijk ook vergoedingen die je sowieso onbelast mag geven. Denk aan reiskosten of opleidingen. Die vallen onder gerichte vrijstellingen en gaan dus niet ten koste van je budget. Door dat goed te scheiden, houd je meer vrije ruimte over voor andere dingen.
Wat betekent dit voor jou?
Gebruik je de vrije ruimte nu vooral aan het eind van het jaar, of kijk je er eigenlijk nauwelijks naar? Dan is de kans groot dat je mogelijkheden laat liggen. Door er iets bewuster mee om te gaan, kun je medewerkers extra waarderen zonder dat het onnodig veel kost. En voorkom je tegelijk vervelende verrassingen achteraf.
Wil je inzicht in hoeveel vrije ruimte jij hebt en hoe je die slim inzet? In ons portaal kun je de opbouw zien. Log hiervoor op ons salarisportaal in. Kies in de salarisdocument-viewer voor de laatste run en vervolgens het document Werkkostenregeling. Let op, je ziet hier alleen de opbouw, niet de uitgaven. Wil je meer weten? Neem gerust contact op.
Wil je meer lezen? Misschien vind je deze artikelen ook interessant:
Let op: wettelijke vakantiedagen vervallen per 1 juli 2026
Wwft geldt ook voor salarisprofessionals – dit betekent het voor jou
