De salarisadministratie krijg je er gratis bij als je kiest voor het werkgeverschap. Maar het maandelijks juist verwerken van de salarissen is wel een vak apart. Waar moet je op letten en waar moet je rekening mee houden? Wij zetten vijf belangrijke punten van salarisadministratie voor je op een rij.
1. Nauwkeurigheid is de basis
Nauwkeurigheid is de basis van salarisadministratie. Het gaat hier niet alleen om correcte betalingen, maar ook om het nauwkeurig bijhouden van verlofuren, ziekteverzuim, bonussen en andere beloningen. Elke fout, hoe klein ook, kan leiden tot frustratie bij werknemers en mogelijke juridische problemen. Of je de salarisadministratie in eigen beheer houdt of aan een specialist uitbesteed, maakt hierbij niet uit. Als werkgever blijf jij verantwoordelijk voor een juiste registratie van alle onderdelen. Automatiseringssoftware kan je helpen om dit nauwkeurig te doen, maar je zult zelf altijd de controle moeten houden.
2. Wettelijke vereisten en regelgeving
Je salarisadministratie moet voldoen aan wettelijke vereisten en regelgeving. Denk hierbij aan zaken zoals de Wet op de Loonbelasting, sociale premies, pensioenverplichtingen en andere cao-regelingen die van toepassing kunnen zijn op jouw organisatie. Veranderingen in deze wetten en regels kunnen grote impact hebben op de verloning van werknemers. Zeker wanneer je de salarisadministratie zelf wilt uitvoeren is het noodzakelijk om up-to-date te blijven met de laatste wet- en regelgeving. Daarmee voorkom je fouten en boetes.
3. Beveiliging van gegevens
In de salarisadministratie zijn veel gevoelige persoonsgegevens verwerkt. Denk aan het burgerservicenummer (BSN), de bankgegevens en salarisinformatie. Natuurlijk behandel je deze gegevens veilig en vertrouwelijk. Zorg er ook voor dat de systemen die je gebruikt voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en dat er interne procedures zijn om de toegang tot deze gegevens te reguleren. Het vermijden van datalekken is niet alleen belangrijk voor de bescherming van de privacy van je medewerkers, maar ook om reputatieschade voor jouw onderneming te voorkomen.
4. Gebruik van salarissoftware
Er zijn veel softwarepakketten beschikbaar die je helpen bij het efficiënt beheren van de salarisadministratie. Een goed systeem bespaart tijd, vermindert fouten en wijst je op wettelijke vereisten. Let bij het kiezen van software op de mogelijkheid deze te koppelen aan je andere systemen (zoals HR- of boekhoudsoftware), automatische updates bij wetswijzigingen en beveiliging van persoonsgegevens. Het aanschaffen van een softwarepakket of de licenties voor het gebruik daarvan, kunnen wel flinke kosten met zich meebrengen. In veel gevallen is het goedkoper gebruik te maken van een kantoor gespecialiseerd in salarisadministraties, Dan betaal je voor een fractie van de prijs maar kunt van dezelfde functionaliteiten gebruikmaken.
5. Belang van goede communicatie
Bij salarisadministratie denk je misschien niet direct aan communicatie. Toch hoort het er wel bij. Zo moet je medewerkers tijdig informeren over salariswijzigingen, vakantiedagen, ziekteregelingen, en andere arbeidsvoorwaarden. Ook moeten ze makkelijk vragen kunnen stellen en duidelijkheid krijgen over hun loonstrookjes. Duidelijke en transparante communicatie kan bijdragen aan een positief werkklimaat en het vertrouwen in de organisatie versterken.
Conclusie
Salarisadministratie is een vak apart dat nauwkeurigheid, kennis van wetgeving, goede communicatie, en het juiste gebruik van software vereist. Wanneer je zin hebt om je hier in vast te bijten, kun je dit met de juiste programma’s prima zelf doen. Maar als je er zeker van wilt zijn dat de salarisadministratie soepel verloopt en dat je medewerkers tevreden zijn over hun loonstrook, is het uitbesteden van je salarisadministratie zeker een goede optie. Bespaart je ook nog veel tijd en geld.
Misschien vind je deze artikelen ook interessant:
Wat is salarisadministratie? | Van Berkel Werkt
6 redenen om je salarisadministratie uit te besteden | Van Berkel Werkt
