Sinds de zomer van 2024 geldt dat kleine bedrijven niet langer verplicht zijn om de kilometerregistratie van hun medewerkers bij te houden. Voorheen gold deze verplichting al vanaf bedrijven met 100 werknemers; dat is nu opgerekt naar bedrijven met meer dan 250 werknemers.
Met deze versoepeling wil de overheid een administratieve lastenverlichting bewerkstelligen voor het midden- en kleinbedrijf (mkb).
Waarom deze wijziging?
- De verplichting tot kilometeradministratie werd vaak gezien als een bureaucratische last, waarbij administratieve handelingen veel tijd kosten zonder dat de toegevoegde waarde altijd helder is.
- Politiek is afgesproken dat er honderden regels voor bedrijven geschrapt of vereenvoudigd gaan worden. De kilometerregistratie was één van de voorbeelden. HR Praktijk
- Met deze maatregel wordt enerzijds ruimte gegeven aan kleinere organisaties om minder te administreren; anderzijds behouden grotere bedrijven met meer werknemers deze verplichting vanwege hun potentieel grotere impact op mobiliteit en milieu.
Voor wie geldt de versoepeling?
De vrijstelling geldt voor bedrijven met tot en met 250 werknemers. Wanneer je organisatie groter is, blijft de registratieplicht van kracht. Let op: de versoepeling betekent niet dat alle vormen van registratie of verantwoording vervallen. Als je werkt met bijv. fiscale of vervoersregelingen, kan het zijn dat je nog steeds bewijs moet leveren of verantwoording moet afleggen.
Praktische tips: wat kun je doen nu?
- Controleer je personeelsomvang Kijk of je bedrijf onder de grens van 250 werknemers valt. Als je daaronder zit, kun je de verplichting tot kilometerregistratie loslaten waar dat mogelijk is.
- Beoordeel je huidige administratie Kijk welke ritten je nu registreert (woon-werk, dienstreizen, woonwerk, etc.). Stop met registreren waar het niet verplicht is, maar zorg dat je voor fiscale regelingen de juiste onderbouwing hebt.
- Kijk naar alternatieven Als je om interne redenen rittenregistratie toch wilt bijhouden (bijvoorbeeld voor managementinformatie, kostenallocatie of duurzaamheid), overweeg dan lichtgewicht systemen of apps die weinig administratieve last veroorzaken.
Wat betekent dit voor werknemers?
Voor werknemers zelf verandert er meestal weinig in de praktijk. Wel kan het zijn dat ritten die eerder moesten worden verantwoord, nu eenvoudiger worden afgehandeld. Maar voor fiscale regelingen (zoals reiskostenvergoeding) blijven vaak nog specifieke voorwaarden gelden.
Wil je meer lezen? Misschien vind je deze artikelen ook interessant:
Elektrische auto’s van de zaak: wat verandert er in 2026
AI en de arbeidsmarkt: kansen én bedreigingen voor werkgevers
