Soms komt een nieuwe klant niet binnen via een rustig offertetraject, maar door een situatie waarin direct gehandeld moet worden. Dat was het geval in de zomer van 2025. De boekhouder van deze werkgever was onverwachts overleden. Daarmee viel niet alleen de uitvoerende kracht weg, maar ook alle opgebouwde kennis. De salarissen liepen ondertussen gewoon door, dus er was haast: er moest snel een nieuwe partij komen die de salarisadministratie kon overnemen.
Snel in actie
Via de website kwam deze ondernemer bij ons terecht. Na een kennismaking was duidelijk dat we snel in actie moesten komen. De toegang tot het salarispakket was nog te achterhalen, maar verder was er weinig informatie beschikbaar. Geen duidelijke inrichting, geen overdrachtsdocumenten, geen toelichting op keuzes uit het verleden. Er was één meevaller: de salarissen werden al verwerkt in NMBRS. We konden veel gegevens ophalen via het portaal en deze importeren in onze eigen omgeving. Dat gaf een basis om op door te bouwen.
Hele jaar opnieuw
Maar toen kwam de echte uitdaging. In de administratie zaten behoorlijk wat fouten. In de oude omgeving hadden we niet de juiste rechten om correcties door te voeren en de loonaangiften al waren ingediend. Daardoor ontstond het dilemma: gaan we ‘repareren’ met beperkte middelen, of kiezen we voor een structurele herstart om weer volledig betrouwbaar te worden?
In overleg met de Belastingdienst besloten we om het hele jaar 2025 opnieuw te draaien. Dat was een flinke klus. De organisatie had ongeveer twintig medewerkers, vrijwel allemaal oproepkrachten. Dat betekende: veel mutaties, wisselende uren, afwijkende looncomponenten en daardoor per maand steeds net een andere situatie. Niet alles hoefde opnieuw handmatig te worden ingevoerd, maar alles moest wel grondig gecontroleerd worden.
Nauwkeurig controleren
Het werd een traject van secuur werken: check, check, dubbelcheck. Elke maand de uitkomsten nalopen, signaleren waar iets afwijkt, verifiëren of instellingen kloppen, en pas dan verder. Juist omdat geen maand hetzelfde was, zat de kwaliteit vooral in de discipline van nauwkeurig controleren.
Toen 2025 volledig opnieuw was gedraaid, kwam een pijnlijke conclusie naar boven: bepaalde sociale verzekeringen waren niet afgedragen. Daardoor volgde een forse naheffing voor de klant. Extra wrang was dat dit met een simpel vinkje op de juiste plek voorkomen had kunnen worden.
Wat valt hieruit te leren
Deze case laat zien: afhankelijkheid van één persoon brengt risico met zich mee. Als deze persoon wegvalt, ontbreekt ook al het geheugen. Uiteindelijk was alles in deze situatie te reconstrueren en te corrigeren. Bij onze klant loopt alles inmiddels op rolletjes; 2025 is hersteld, de fouten zijn gecorrigeerd en in 2026 kunnen we schoon starten. Een hele geruststelling.
Wij werken met een team van salarisadministrateurs die alle werkwijzen en afspraken nauwkeurig vastleggen. Voor ons en voor jou als werkgever is alle informatie over jouw administratie dus ten alle tijden beschikbaar. Van problemen zoals hierboven beschreven hoef je bij ons niet bang te zijn. Wil je dat jouw salarisadministratie ook goed gewaarborgd is bij een betrouwbaar team? Neem dan eens contact met ons op. We maken graag kennis met je.
Wil je meer lezen? Misschien vind je dit ook interessant:
Wie zijn wij?
Salarisadministratie uitbesteden
