De salarisadministratie is een belangrijk, maar vaak tijdrovend onderdeel van het werkgeverschap. Iedere maand moeten salarissen kloppen, loonheffingen worden afgedragen en mutaties goed verwerkt. Veel werkgevers kiezen er daarom voor om hun salarisadministratie (gedeeltelijk) uit te besteden. Maar hoe werkt dat precies? Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe het proces eruitziet, zodat je weet wat je kunt verwachten als je dit aan ons overdraagt.
Stap 1 – Inventarisatie van jouw situatie
We beginnen met een inventarisatie van jouw organisatie en personeelsbestand.
We kijken onder andere naar:
- het aantal medewerkers;
- de cao of arbeidsvoorwaarden die gelden;
- eventuele bijzondere regelingen zoals overwerk, bonussen of reiskostenvergoedingen;
- gebruikte software en de huidige werkwijze.
Zo krijgen we een goed beeld van wat er nodig is om jouw salarisadministratie soepel over te nemen.
Stap 2 – Overdracht van gegevens
Vervolgens verzamelen we de benodigde gegevens om de administratie in te richten. Denk aan:
- persoonsgegevens van medewerkers;
- arbeidsovereenkomsten en loonafspraken;
- openstaande verlof- en verlofdagen;
- historische loonstroken of jaaropgaven (indien aanwezig).
Deze gegevens worden gecontroleerd op juistheid en compleetheid. Zodra alles klopt, richten wij het salarissysteem in volgens de geldende wet- en regelgeving.
Stap 3 – Inrichting en controle
We zorgen dat de salarisadministratie aansluit op jouw organisatie: looncomponenten, reserveringen, pensioenregelingen en rapportages worden ingesteld.
Daarna voeren we een controleberekening uit: we vergelijken de eerste testberekening met je huidige cijfers om te controleren of alles één-op-één klopt.
Eventuele aanpassingen bespreken we, zodat je precies weet hoe het proces voortaan verloopt.
Stap 4 – Maandelijkse verwerking
Vanaf dat moment verzorgen wij de maandelijkse salarisverwerking. Jij levert vóór een afgesproken datum eventuele mutaties aan, zoals:
- nieuwe medewerkers of uitdiensttredingen;
- loonwijzigingen;
- declaraties of overuren.
Wij verwerken deze gegevens en zorgen dat de loonstroken, loonjournaalposten en loonaangifte tijdig klaarstaan.
Stap 5 – Rapportage en terugkoppeling
Na de verloning ontvang je:
- de loonstroken (digitaal, voor werkgever en medewerker);
- de loonaangifte voor de Belastingdienst;
- het betaaloverzicht of SEPA-bestand voor de salarisuitbetaling;
- maandelijkse overzichten die je kunt gebruiken voor je boekhouding.
Zo heb je altijd volledig inzicht, zonder dat je zelf in de details hoeft te duiken.
Stap 6 – Actuele begeleiding en wijzigingen
Wet- en regelgeving rondom loonheffing, pensioenen en arbeidsvoorwaarden verandert regelmatig. Wij houden deze wijzigingen bij en passen de salarisadministratie automatisch aan.
Daarnaast kun je bij vragen over bijvoorbeeld loonbeslagen, ouderschapsverlof of transitievergoedingen altijd even overleggen — zo blijf je zeker van een correcte verwerking.
Wil je meer lezen? Misschien vind je deze artikelen ook interessant:
Wat is salarisadministratie?
6 redenen om je salarisadministratie uit te besteden
